Choix d'un séjour

La destination

Le choix d’une destination pour une sortie, un séjour ou un voyage se fait après avoir vérifié les points suivants :

  • sécurité : dans quel état se trouve le pays (ministère des Affaires étrangères ou Ambassade du pays concerné) ;
  • santé : vaccins à faire et quelles précautions à prendre au niveau médical ; aptitudes physiques nécessaires au voyageur (pensez aux précautions à prendre en cas de déplacements en altitude) ;
  • conditions météorologiques : meilleure période pour telle ou telle destination ;
  • conditions matérielles : conditions d’accessibilité (sites à visiter, restaurants, hébergements, transferts) et d’accueil ;
  • formalités administratives : papiers nécessaires (carte d’identité, passeport, visa) ; délais pour les obtenir ;
  • coûts : faisabilité financière pour les adhérents ;
  • intérêt : intérêt pour l’adhérent.

Transports

  • Un contrat type avec une entreprise de transport est téléchargeable sur www.generations-mouvement.org, rubrique Documents et outils, dossier Organiser un voyage.
  • Les transports publics de voyageurs (TPV) sont soumis à déclaration auprès de la préfecture pour agrément, ce qui garantit leur légitimité ;
  • Les entreprises de cars étrangers sont soumises à la réglementation européenne et peuvent proposer leurs contrats dans la langue de leur pays, d’où la nécessité d’une traduction pour bien en vérifier les termes.

Légalité et fiscalité

Votre association doit veiller à :

  • réserver le voyage à ses seuls adhérents (toute personne extérieure souhaitant se joindre au groupe devra prendre une carte d’adhérent de l’association et s’acquitter du montant de la cotisation afin de disposer du timbre de l’année en cours et de bénéficier des garanties d’assurances) ; en cas de communication grand public pour attirer de nouveaux adhérents, l’information donnée se limite aux aspects attractifs du séjour ou du voyage et aux dates, sans mentionner le contenu exact et les tarifs ;
  • respecter les règles applicables en matière de fiscalité : le chiffre d’affaires des activités de l’association considérées comme relevant du secteur lucratif, y compris donc les voyages, doit être inférieur à 60 000 €.
    Même si les chèques des participants à un voyage sont libellés à l’ordre de l’agence de voyages ou du tour opérateur, l’administration fiscale prend en compte le chiffre d’affaires généré par les voyages.

Visites et excursions

Votre association étant affiliée à Générations Mouvement, elle peut donc proposer des sorties, des séjours et des voyages à ses adhérents, en choisissant elle-même les visites et les excursions. De ce fait, elle peut créer des programmes hors des sentiers battus et qui sortent de l’ordinaire.

Passeport et carte européenne d’assurance maladie

  • Certaines croisières peuvent se dérouler en eaux internationales, ce qui nécessite que les participants soient en possession d’un passeport valide 6 mois après le retour.
  • Il est vivement conseillé, pour les voyages dans l’espace Schengen, de demander aux participants d’être en possession de leur passeport valide, souvent demandé en cas de rapatriement.
  • Pour des voyages en Europe, pensez à la carte européenne d’assurance maladie !

La carte européenne d’assurance maladie, pour chaque participant, est à demander auprès de sa caisse d’assurance maladie suffisamment tôt avant le départ.