Rôle de l'organisateur

Est considérée comme organisateur de séjour (à ne pas confondre avec accompagnateur), toute personne physique ou morale qui :

  • En est l’initiatrice (choix de la date, de la destination, du programme) ;
  • Et/ou propose la sortie, le séjour ou le voyage à ses adhérents ;
  • Et/ou centralise les paiements, même sans encaissement ;
  • Et/ou communique et donne des informations relatives à l’organisation à ses adhérents.

En amont du séjour, l’organisateur va :

  • Négocier avec les prestataires (partenaires nationaux ou autocaristes locaux) ;
  • Signer les contrats ;
  • Inscrire les participants (adhérents uniquement) et gérer leurs règlements ;
  • Déclarer le séjour à la fédération départementale
  • Donner à l’accompagnateur tous les moyens d’accomplir sa tâche dans de bonnes conditions ;
  • Remettre à l’accompagnateur les liquidités ou bons d’engagement afin de régler certains prestataires (restaurants lors des transferts), les pourboires… ;
  • Effectuer les démarches auprès de l’assurance pour le remboursement des sinistres éventuels.

En cas de co-organisation :

  • La convention qui lie les clubs co organisateurs doit être signée AVANT toute démarche auprès des prestataires et transmise à la fédération départementale au moment de la déclaration voyage ;
  • Les contrats avec les prestataires doivent être co-signés de l’ensemble des co organisateurs ;
  • Les co-organisateurs sont co responsables de l’inscription des participants, du choix de l’accompagnateur et des démarches en cas de sinistres.